AFFiNE im Test

Wer in Notion tippt und dann in Miro zeichnet, wechselt ständig zwischen 2 Programmen in getrennten Browser-Tabs. AFFiNE verbindet beides in einer App. Eine Haftnotiz vom Whiteboard landet per Klick im Dokument, ein Textblock wird zur Whiteboard-Karte. Version 0.27 vom 15. Juli 2026 liest vorhandene Notizbestände aus Notion, Obsidian, OneNote und Bear direkt in die Desktop-App ein, und die Apps für iOS und Android stehen inzwischen im App Store und bei Google Play. Auf GitHub hat das Projekt über 71.000 Sterne.

Wichtigste Funktionen

• Dokumente und Whiteboards in einer App: Du wechselst zwischen Textdokument und Whiteboard-Ansicht, ohne die App zu verlassen. Elemente aus dem Whiteboard, also Haftnotizen, Diagramme oder Zeichnungen, bindest du direkt in Dokumente ein.
• Datenbanken und Kalender: Daten organisierst du in Tabellen, Kanban-Boards oder seit Version 0.27 auch in einer Kalenderansicht. Termine aus Google Calendar und von einem CalDAV-Server holt AFFiNE seit Version 0.26 in den Workspace.
• KI mit eigenem API-Schlüssel: Der Assistent schreibt Absätze um und übersetzt sie direkt im Editor. Seit Version 0.27 hinterlegst du dafür eigene Schlüssel für OpenAI, Anthropic, Gemini oder FAL, statt KI-Guthaben bei AFFiNE zu kaufen. Die Funktion ist als experimentell gekennzeichnet.
• Betrieb auf dem eigenen Server per Docker: Mit einer Docker-Compose-Datei steht AFFiNE in wenigen Minuten auf deinem eigenen Server. Dokumente liegen dann in deiner eigenen PostgreSQL-Datenbank, Anhänge in einem S3-kompatiblen Speicher oder in Cloudflare R2. Die Konfiguration läuft seit Version 0.27 über eine config.json, eine ältere Installation stellst du dafür einmal um.
• Lokale Desktop-App: Die Desktop-App für macOS, Windows und Linux arbeitet vollständig offline und speichert lokal, ohne Cloud-Konto. Aktuell ist Version 0.27.3 vom 23. Juli 2026.

Preise und Tarife

Betrieb auf dem eigenen Server kostet nichts, solange ein Workspace höchstens 10 Plätze hat. Darüber greift die Team-Lizenz mit 8,60 Euro (10 USD) je Platz und Monat bei jährlicher Zahlung oder rund 10,30 Euro (12 USD) bei monatlicher Zahlung. Dazu kommen deine Serverkosten, und wer die KI nutzt, rechnet direkt mit OpenAI, Anthropic oder Google ab. Der Quellcode ist gemischt lizenziert. Der Editor steht unter MIT, für Teile des Servers gilt die eigene AFFiNE-Lizenz, und das macht AFFiNE zu einem Open-Core-Produkt.

In der Cloud umfasst der kostenlose Plan 10 GB Speicher, Dateien bis 10 MB, 3 Mitglieder je Workspace und 7 Tage Versionsverlauf. Pro kostet rund 5,80 Euro (6,75 USD) im Monat bei jährlicher Zahlung. Damit steigen die Grenzen auf 100 GB, 100 MB je Datei, 10 Mitglieder und 30 Tage Versionsverlauf. Der Team-Plan liegt ab 10 Plätzen bei 8,60 Euro (10 USD) je Platz und Monat, mit 100 GB Grundspeicher plus 20 GB je Platz. Die KI ist in keinem dieser Pläne enthalten, sie kostet als Zusatz rund 7,65 Euro (8,90 USD) im Monat bei jährlicher Zahlung. Wer einmalig zahlen will, bekommt mit dem Believer-Plan für rund 430 Euro (499,99 USD) Pro auf Lebenszeit und 1 TB Speicher. Ab 100 Plätzen verhandelt AFFiNE individuell.

Für wen ist AFFiNE geeignet?

• Teams bis 10 Personen, die Notion und Miro zusammenlegen wollen: Bis zu dieser Größe kostet die eigene Installation nichts außer dem Server. Wer heute in Miro skizziert und die Ergebnisse anschließend in Notion dokumentiert, spart sich den Wechsel und die doppelte Ablage.
• Kanzleien, Behörden und Unternehmen mit sensiblen Unterlagen: Bei der eigenen Installation brauchst du keinen Auftragsverarbeitungsvertrag mit AFFiNE, den es öffentlich ohnehin nicht gibt. Die KI lässt sich vollständig abschalten.
• Wissensarbeiter, die offline arbeiten wollen: Die Desktop-App startet ohne Anmeldung und speichert direkt auf der Festplatte. Das passt für alle, die im Zug oder beim Kunden ohne Netz weiterarbeiten.

DSGVO und Datenschutz

Hinter AFFiNE steht TOEVERYTHING PTE. LTD. mit Sitz in Singapur. Die Nutzungsbedingungen unterliegen Singapurer Recht, Streitfälle werden dort verhandelt. Die Datenschutzerklärung nennt weder Serverstandorte noch Unterauftragsverarbeiter, und einen öffentlich abrufbaren Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es nicht. Immerhin sagt sie klar, dass personenbezogene Daten und KI-Eingaben nicht in das Training von Modellen fließen. KI-Eingaben gehen an OpenAI L.L.C. oder Anthropic PBC und werden dort nach Angabe von AFFiNE nur für die Antwort verarbeitet.

Für die DSGVO ist die eigene Installation deshalb der tragfähige Weg. Du betreibst die PostgreSQL-Datenbank und den Objektspeicher selbst. Für die Anmeldung bindest du OpenID Connect an, den Standard für die zentrale Anmeldung mit vorhandenen Firmenkonten, alternativ OAuth mit Google und GitHub. Die KI schaltest du in der config.json vollständig ab oder gibst OpenAI-kompatible Endpunkte frei, dann beantwortet ein Modell auf deiner eigenen Hardware die Anfragen. Läuft der Server in einem Intranet ohne Zugang zum Lizenzdienst von AFFiNE, kaufst du eine installierbare Lizenz und hinterlegst sie im Arbeitsbereich, weil die Team-Lizenz ihre Schlüssel sonst online prüft. Die Cloud-Variante taugt für unkritische Inhalte, für Mandantenakten oder Personaldaten nicht.

Alternativen zu AFFiNE

• Notion: Der Marktführer bei All-in-one-Workspaces. Mehr Vorlagen und Integrationen, insgesamt ausgereifter, dafür ohne Betrieb auf dem eigenen Server und unter US-Recht.
• Obsidian: Fokus auf Markdown-Notizen und Wissensvernetzung. Kein Whiteboard, dafür sehr schnell, lokal und komplett offline nutzbar.
• Nextcloud: auf eigener Hardware-Plattform mit Dokumenten, Kalender, Dateispeicher und Videokonferenzen. Aufwendiger einzurichten, dafür deckt eine Installation gleich mehrere Werkzeuge ab.