Notion im Test

Notion passt zu Teams, die Notizen, Projektplanung, Wissensdatenbank und einfache Datenbanken in einem Werkzeug pflegen möchten. Der größte Nutzen entsteht, wenn ein Team seine Arbeitsweise in Notion selbst abbildet. Für personenbezogene oder vertrauliche Daten bleibt der Cloud-Betrieb beim US-Anbieter ein wichtiger Prüfpunkt.

Wichtigste Funktionen

• Modularer Seitenaufbau: Jede Seite besteht aus Blöcken für Text, Tabellen, Datenbanken, Einbettungen und aufklappbare Listen. Das Baukastenprinzip macht Notion anpassbar an unterschiedliche Arbeitsweisen.
• Relationale Datenbanken: Notion verknüpft Datenbanken miteinander. Nutzer können Projekte mit Aufgaben und Teammitgliedern verbinden und dieselben Daten als Tabelle, Board, Kalender oder Zeitleiste ansehen.
• Notion AI und Agents: Der KI-Assistent arbeitet direkt im Editor und ist im Business-Plan enthalten. Nutzer können markierten Text zusammenfassen, umformulieren oder übersetzen. Notion AI beantwortet Fragen zu Dokumenten, durchsucht verbundene Apps und übernimmt mit Agents mehrstufige Aufgaben.
• Vorlagen und Team-Wikis: Notion hat Vorlagen für CRM, Projektmanagement, Meeting-Notizen und Wissensdatenbanken. Teams können eigene Vorlagen teilen.
• API und Automatisierungen: Die offene API verbindet Notion mit Automatisierungswerkzeugen wie n8n, Make oder Zapier. Neue Datenbankeinträge können etwa aus Formularen oder E-Mails kommen.

Preise und Tarife

Der Free-Plan kostet 0 € pro Nutzer und Monat und reicht für persönliche Arbeitsbereiche sowie erste Tests im Team. Der Plus-Plan kostet bei jährlicher Zahlung 9,50 € pro Nutzer und Monat und ergänzt unbegrenzte Datei-Uploads, unbegrenzte kollaborative Blöcke und 30 Tage Seitenhistorie. Der Business-Plan kostet bei jährlicher Zahlung 19,50 € pro Nutzer und Monat und enthält Notion AI, Notion Agent, KI-Meeting-Notizen, Enterprise Search, 90 Tage Seitenhistorie und erweiterte Teamfunktionen.

Der Enterprise-Plan hat individuelle Preise und ergänzt unter anderem unbegrenzte Seitenhistorie, Audit-Log, SCIM-Nutzerverwaltung, erweiterte Sicherheitsregeln und Zero Data Retention bei den Sprachmodell-Anbietern. Notion AI ist laut Preisseite in Free und Plus nur als Test enthalten und im Business-Plan regulär inbegriffen. Die Preise sind Nettobeträge für Geschäftskunden, die Umsatzsteuer kommt je nach Rechnungsadresse hinzu.

Für wen ist Notion geeignet?

• Teams und kleine Unternehmen: Notion funktioniert gut, wenn Notizen, Wiki und Projektmanagement an einem Ort liegen sollen. Die Lernkurve bleibt überschaubar, wenn das Team das Baukastenprinzip einmal verstanden hat.
• Freelancer und Selbstständige: Der kostenlose Plan reicht für den Einstieg. Wer Kundenprojekte, Wissensdatenbanken und Aufgaben gemeinsam verwalten will, bekommt eine flexible Lösung ohne eigenen Server.
• Content-Teams und Redaktionen: Die Kombination aus Datenbanken und Schreibumgebung eignet sich für Redaktionspläne, Briefings und Freigaben. Mit Notion AI bearbeiten Teams Entwürfe direkt im Editor.

DSGVO und Datenschutz

Notion ist ein US-amerikanisches Unternehmen und betreibt die Plattform in der Cloud. Notion stellt ein Data Processing Addendum bereit, also einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, und verweist im Help Center auf die Einhaltung der DSGVO. Für Unternehmenskunden mit betreutem Vertrieb gibt es eine wählbare Datenregion, über die ruhende Daten in einer festgelegten Region gespeichert werden können.

Für deutsche Unternehmen reicht das nicht automatisch für eine einfache Freigabe. Der Standardbetrieb bleibt ein Cloud-Dienst eines US-Anbieters, ein Betrieb auf dem eigenen Server ist nicht vorgesehen, und die EU-Datenregion steht nicht in allen Tarifen bereit. Deshalb bleibt dsgvoKonform auf false. Wer volle Datenkontrolle braucht, sollte Obsidian prüfen.

Alternativen zu Notion

• Obsidian eignet sich, wenn lokale Markdown-Dateien und Datenkontrolle wichtiger sind als ein zentraler Cloud-Arbeitsbereich.
• AFFiNE verbindet den Arbeitsbereich-Ansatz von Notion mit Open-Source-Code und einer stärker lokalen Arbeitsweise. Der Reifegrad ist niedriger als bei Notion, der Datenschutz-Ansatz passt aber besser zu sensiblen Notizen.