Activepieces: KI-Tool Test & Bewertung

Zapier rechnet jeden einzelnen Schritt als eigene Einheit ab, und die Rechnung wächst mit der Länge des Workflows. Activepieces hat sein Tarifmodell auf Credits umgestellt und zählt gröber. Ein Durchlauf kostet 1 Credit, unabhängig von der Zahl der Schritte. Zusätzlich kosten allein KI-Aufrufe, je nach Modellklasse 2-20 Credits und mit eigenem API-Schlüssel 1 Credit. Beim Self-Hosting fällt die Abrechnung ganz weg. Das Projekt läuft seit Dezember 2022 und steht bei über 23.000 Sternen auf GitHub.

Wichtigste Funktionen

• Visueller Workflow-Builder: Sie bauen Workflows per Drag-and-Drop, ohne Code schreiben zu müssen. Trigger, Bedingungen, Schleifen und Aktionen reihen Sie aneinander, und wo die vorhandenen Integrationen nicht reichen, schieben Sie einen eigenen Code-Schritt dazwischen.
• 756 Integrationen: Von Google Workspace und Slack über CRM-Systeme bis hin zu Datenbanken sind die gängigen Geschäftsanwendungen direkt angebunden, rund 60 % davon aus der Community. Fehlt eine, erreichen Sie jede REST-Schnittstelle über die HTTP-Integration oder einen Webhook.
• KI-Agenten mit Rückfrage: Ein Agent bekommt eine Aufgabe und Zugriff auf ausgewählte Integrationen und arbeitet sie selbständig ab. Braucht ein Fall ein menschliches Urteil, hält er an. Die Freigabe kommt von Ihnen. Activepieces protokolliert jeden Durchlauf mit Ein- und Ausgabe je Schritt, damit verfolgen Sie einen Fehler bis zur verursachenden Stelle zurück.
• MCP-Server für alle Integrationen: Sie verbinden Ihre Integrationen einmal in Activepieces, holen sich eine Server-Adresse und tragen sie in Claude, Cursor oder Windsurf ein. Danach liest der KI-Assistent selbst Mails, legt Termine an oder ändert einen CRM-Eintrag. Eine eigene Anbindung je Integration entfällt.
• Pausierende Workflows: Seit April 2026 hält ein Workflow mitten im Durchlauf an und macht später weiter. Den Anstoß dazu gibt entweder ein Rückruf an eine eigene Webhook-Adresse oder ein fester Zeitpunkt. Der Zwischenstand übersteht Neustarts und Aktualisierungen der Installation. Das macht Freigabeschleifen und Wartezeiten von Tagen praktikabel, ohne dass einer der Arbeitsprozesse (Worker) die ganze Zeit belegt bleibt.
• Self-Hosting per Docker: Zum Ausprobieren genügt ein einzelner Container mit eingebauter Datenbank. Wer dauerhaft damit arbeitet, nimmt Docker Compose mit PostgreSQL und Redis oder das Helm-Paket für Kubernetes. Seit Juni 2026 leitet Activepieces die Größe der Installation aus einem einzigen Wert ab, der Zahl der gleichzeitig laufenden Workflows. Als Faustregel gilt ein Workflow je Worker, 0,5 vCPU (ein halber Rechenkern) und 1 GB RAM pro Worker sowie ein App-Server auf 10 Worker.

Preise und Tarife

Die Community Edition ist kostenlos und kennt keine Obergrenze bei Durchläufen, Nutzern oder Workflows. Sie zahlen nur Ihren eigenen Server. Activepieces benennt selbst, was in dieser Fassung fehlt, nämlich KI-Agenten und Chat, getrennte Projekte, den API-Zugang und die gesamte Verwaltungsebene mit Single Sign-on, Rollen, Audit-Logs, Passwort-Tresoren und Git-Abgleich. Für den Betrieb dieser Enterprise-Module auf eigener Hardware brauchen Sie eine Lizenz.

In der Cloud rechnet Activepieces in Credits ab. Ein Workflow-Durchlauf und eine Agenten-Aktion kosten je 1 Credit, KI-Schritte je nach Modellklasse 2, 10 oder 20 Credits und mit eigenem API-Schlüssel 1 Credit. Der Free-Plan bekommt täglich ein frisches Kontingent und stoppt weitere Durchläufe bis zum nächsten Tag, wenn es aufgebraucht ist.

Plus kostet rund 14 Euro (16 USD) pro Monat bei jährlicher Zahlung oder rund 17 Euro (20 USD) bei monatlicher Zahlung und deckt bis zu 5 Nutzer ab. Team liegt bei rund 143 Euro (166 USD) pro Monat bei jährlicher Zahlung oder rund 172 Euro (200 USD) bei monatlicher Zahlung, enthält 25 Nutzer und kostet danach rund 21,50 Euro (25 USD) je weiterem Nutzer. Dafür kommen Single Sign-on, Rollen und E-Mail-Support dazu. Wer sein Kontingent überzieht, zahlt rund 0,006 Euro (0,007 USD) je Credit, also rund 6 Euro für 1.000 zusätzliche Credits.

Ultimate verhandelt Activepieces individuell und gibt ein Jahreskontingent statt eines Monatskontingents, dazu Git-Abgleich mit Releases, SCIM für das automatische Anlegen und Sperren von Benutzerkonten aus dem Verzeichnisdienst, Audit-Logs und eigene Rollenmodelle. Für die Einbettung in ein eigenes Produkt ruft Activepieces ab rund 31.000 Euro (36.000 USD) im Jahr auf.

Jeder dieser Tarife läuft wahlweise in der Cloud von Activepieces oder auf Ihren eigenen Servern.

Für wen ist Activepieces geeignet?

• IT-Abteilungen, die ihre Workflows im eigenen Rechenzentrum betreiben: Die MIT-Lizenz erlaubt uneingeschränkten kommerziellen Einsatz, und Docker, Docker Compose und Helm decken vom Testaufbau bis zum Kubernetes-Cluster alles ab. Sobald mehrere Abteilungen mitarbeiten sollen, brauchen Sie zusätzlich eine Lizenz für die Verwaltungsebene.
• Teams, die ihre KI-Assistenten an Fachanwendungen anbinden wollen: Über den MCP-Server erreicht Claude oder Cursor die 756 Integrationen, ohne dass Sie für jede davon eine eigene Schnittstelle programmieren. Die Zugangsdaten liegen dabei in Activepieces und nicht im Assistenten.
• Firmen mit langen Workflows, die bei Zapier oder Make an die Kostengrenze stoßen: Wer Workflows mit 15 oder 20 Schritten sehr häufig laufen lässt, zahlt bei schrittweiser Abrechnung für jeden Durchlauf 15 oder 20 Einheiten. Bei Activepieces bleibt es pro Durchlauf bei 1 Credit, und beim Self-Hosting entfällt die Mengenrechnung vollständig.

DSGVO und Datenschutz

Activepieces Inc. sitzt in den USA. Für die Cloud nennt der Anbieter in seiner Betriebsdokumentation eine wählbare EU-Datenregion, DSGVO-Konformität und eine SOC-2-Type-II-Prüfung, bei der ein externer Prüfer die Sicherheitsprozesse über einen längeren Zeitraum kontrolliert. Lassen Sie sich das vor einem Vertragsschluss im Trust Center zeigen und im Auftragsverarbeitungsvertrag schriftlich bestätigen, denn die Datenschutzerklärung beschreibt weiterhin eine Übermittlung in die USA und führt Google Analytics, Intercom, Mixpanel und Stripe als eingebundene Dienste. Am Rechtsraum ändert eine EU-Region ohnehin nichts, denn US-Behörden können sich über den CLOUD Act auch an einen US-Anbieter mit europäischen Rechenzentren wenden.

Beim Self-Hosting bleibt die gesamte Verarbeitung auf Ihren eigenen Servern, und Sie legen selbst fest, welches KI-Modell ein Workflow anspricht, bis hin zu einem lokal betriebenen Modell. Seit April 2026 bringt Activepieces dafür einen eingebauten Netzwerkschutz mit, der Workflows daran hindert, interne Adressen anzusprechen, die nicht ausdrücklich freigegeben sind. Für Behörden, Kanzleien und alle mit strengen Auflagen zur Auftragsverarbeitung ist die selbst betriebene Fassung deshalb die realistische Wahl, auch wenn sie den Betrieb von Datenbank, Redis und Updates ins eigene Team holt.

Alternativen zu Activepieces

• n8n: Aus Berlin, mit über 500 Integrationen und Code-Schritten in JavaScript und Python. Die Fair-Code-Lizenz schränkt die kommerzielle Nutzung als eigener Dienst ein, der Activepieces-Kern unter MIT nicht.
• Make: Über 3.000 Integrationen und eine ausgereifte Bedienoberfläche für verzweigte Workflows, aber ohne Self-Hosting und damit nur als Cloud-Dienst nutzbar.
• Zapier: Das größte Ökosystem mit über 8.000 Integrationen. Zapier rechnet allerdings je Schritt ab und wird bei langen, häufig laufenden Workflows deutlich teurer.