KI-Tools im Überblick: Unsere ehrliche Einschätzung nach dem Praxistest

Jede Woche erscheinen neue KI-Werkzeuge, und die vorhandenen ändern Funktionen, Preise und Datenschutzbedingungen. Cal.com hat im April 2026 den quelloffenen Teil auf die abgespeckte Fassung Cal.diy zusammengestrichen, Flowise wird zum 31.08.2026 eingestellt. Wer da mitkommen will, braucht Zeit.

Auf unserer KI-Tools-Übersicht stehen 154 Werkzeuge, die wir einzeln angesehen, ausprobiert und nach denselben Punkten bewertet haben.

Was in einem Eintrag steht

Jedes Werkzeug hat eine eigene Seite mit einer Einordnung. Was es kann, für wen es gedacht ist, was es kostet, ob es sich auf dem eigenen Server betreiben lässt und ob ein Einsatz nach DSGVO möglich ist.

Der letzte Punkt entscheidet in deutschen Unternehmen am häufigsten. Deshalb steht bei jedem Eintrag, wo die Daten verarbeitet werden und was das für einen Einsatz mit Kundendaten bedeutet.

Dazu kommen die Stärken, die Grenzen und die Aufgaben, für die sich das Werkzeug eignet. Damit lässt sich in 2 Minuten einschätzen, ob es zur eigenen Lage passt.

Die Kategorien

154 Werkzeuge sind zu viele für eine Liste. Sie liegen deshalb in 15 Kategorien, die sich an Aufgaben orientieren und nicht an Techniken.

Bei den KI-Assistenten stehen ChatGPT, Claude und Gemini. Mit ihnen hat der Großteil der Belegschaft den ersten Kontakt, sie schreiben Texte, beantworten Fragen und sammeln Ideen. Welcher wofür taugt, steht im Vergleich ChatGPT, Claude und Gemini.

Unter Inferenz und Chat-Oberflächen liegen Ollama, LM Studio und Open WebUI, also die Werkzeuge für den Betrieb auf eigener Hardware. Die 3 verbreitetsten stehen sich im Vergleich Ollama, LM Studio und GPT4All gegenüber.

In der Automatisierung finden sich n8n, Make und Zapier. Sie verbinden Programme miteinander, damit niemand Daten von Hand von einem ins andere überträgt. Wie das im Betrieb aussieht, steht bei der senqo Automatisierung, und welches Werkzeug passt, im Vergleich n8n, Make und Zapier.

Die Kategorie Coding mit Cursor, Claude Code und GitHub Copilot betrifft nicht nur Entwickler. Mit diesen Werkzeugen entstehen kleine Anwendungen inzwischen auch dort, wo niemand programmieren gelernt hat. Der Vergleich Cursor, Copilot und Windsurf ordnet sie ein.

Unter Bild und Video stehen Flux, Ideogram, Recraft und HeyGen, vom Produktfoto bis zum Erklärvideo. Die Business-Werkzeuge decken Kundenverwaltung, Dokumente und Formulare ab. Unter Produktivität liegen Notion, Obsidian und Wispr Flow, dazu der Vergleich Notion, Obsidian und Affine.

Dazu kommen die Kategorien für Agenten, RAG, Hosting, Hardware, Spracherkennung, Nachtrainieren und Überwachung.

Manche Werkzeuge passen in mehrere Kategorien. Die Einteilung hilft trotzdem beim Einstieg, wenn du die Aufgabe kennst und das passende Werkzeug suchst.

Woran wir ein Werkzeug messen

Ein Werkzeug muss sich ohne technisches Vorwissen bedienen lassen und in einer echten Arbeitssituation etwas bringen. Was nur in der Vorführung glänzt, fällt raus.

Beim Datenschutz zählt, wo die Daten verarbeitet werden, ob es einen Serverstandort in der EU gibt und ob sich das Werkzeug auf dem eigenen Server betreiben lässt. Für ein Unternehmen mit Kundendaten ist das kein Nebenpunkt, sondern das erste Ausschlusskriterium.

Bei den Kosten interessiert der Preis im Dauerbetrieb, nicht der Einstiegstarif. Viele Anbieter beginnen kostenlos und erhöhen die Preise, sobald ein Unternehmen von ihnen abhängt.

Dazu notieren wir, ob ein Werkzeug quelloffen ist, ob es eine Schnittstelle für andere Programme hat und ob es sich in vorhandene Systeme einbinden lässt. Was für sich allein arbeitet, aber nicht mit dem Rest der Software spricht, erzeugt eine neue Insel statt einer Zeitersparnis.

Warum wir den Aufwand treiben

Diese Übersicht ist das, was wir in der KI-Beratung ohnehin brauchen. Wenn jemand fragt, welches Werkzeug zu seinem Unternehmen passt, wollen wir aus eigener Erfahrung antworten und nicht aus einer Produktseite vorlesen. Gepflegt wird die Liste intern sowieso, öffentlich steht sie, weil diese Angaben frei verfügbar sein sollten.

So findest du das passende Werkzeug

Weißt du bereits, was du automatisieren willst, steigst du direkt in der Kategorie ein. Schreiben und Recherchieren liegt bei den KI-Assistenten, wiederkehrende Vorgänge zwischen Systemen bei der Automatisierung, die Verarbeitung ohne Cloud bei Inferenz und Chat-Oberflächen.

Willst du 2 ähnliche Werkzeuge gegeneinander abwägen, nimm die 8 Vergleichsseiten. Dort stehen sie nebeneinander, und du musst dafür keine 3 Testzugänge anlegen.

Weißt du noch nicht, wo KI in deinem Unternehmen ansetzt, ist das kein schlechter Ausgangspunkt. Dann klärst du zuerst die Aufgabe und danach das Werkzeug. In den KI-Workshops erarbeitet ihr genau das im Team.

Typische Fehler bei der Auswahl

Das teuerste Werkzeug zu nehmen, weil es seriöser wirkt, ist der häufigste. Der Preis sagt wenig über den Nutzen, und in mehreren Kategorien erledigt ein quelloffenes Werkzeug die Arbeit besser als das bezahlte daneben.

Ein Werkzeug einzuführen, ohne den Vorgang dahinter zu klären, ist der zweite. KI beschleunigt einen Ablauf, und einen schlechten Ablauf beschleunigt sie auch. Danach ist das Problem größer als vorher.

Datenschutz als Hindernis zu behandeln statt als Auswahlkriterium rächt sich später. Wer früh filtert, spart sich die Diskussion mit Betriebsrat, Kunden oder Aufsichtsbehörde.

Und wer 5 Werkzeuge gleichzeitig testet, hat nach 4 Wochen 5 halbe Ergebnisse. Ein Werkzeug, ein Vorgang, eine Abteilung. Was dort funktioniert, geht danach in die Breite.

Was noch dazukommt

Die Liste wächst mit dem Markt. Geplant sind weitere Vergleiche zwischen ähnlichen Werkzeugen, aktuell sind 8 online, darunter ChatGPT, Claude und Gemini, n8n, Make und Zapier und Bolt, Lovable und v0. Dazu kommen ein Filter nach Branche, damit sich Bauwesen, Gesundheitswesen und Beratung gezielt ansteuern lassen, und Anleitungen, die den Weg vom Herunterladen bis zum ersten Einsatz zeigen.

Fehlt ein Werkzeug oder gibt es eine Frage zu einem bestimmten, schreib uns. Die Übersicht lebt davon, dass sie nützlich ist, nicht davon, dass sie vollständig aussieht.

Der Weg von hier

Benenne die Aufgabe, die dein Team am meisten Zeit kostet. Such in der passenden Kategorie und schreib dir 3 Kandidaten auf, nicht mehr. Nimm einen echten Vorgang aus dem Alltag und probiere den ersten Kandidaten daran aus, kein ausgedachtes Beispiel. Danach entscheidest du oder gehst zum nächsten.

Zur KI-Tools-Übersicht geht es hier, und zu unserer engeren Auswahl der KI-Tools für Unternehmen hier.