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Beratung & Umsetzung

Anwendung · Leistung 02

Unternehmenswissen
mit KI erschließen.

Wir richten eine KI-Anwendung ein, mit der euer Team Fragen zu ausgewählten Unterlagen stellen und Textentwürfe vorbereiten kann. Dafür ordnen wir vorhandenes Wissen, binden Dokumente an und hinterlegen eure Vorlagen. Die Ergebnisse prüfen wir gemeinsam. Anschließend zeigen wir eurem Team, wie es die Anwendung nutzt und die Inhalte pflegt.

Erstgespräch vereinbaren

Kostenlos, 30 Minuten, per Video oder vor Ort.

Das Ergebnis

Antworten und Texte
aus euren Unterlagen

Fragt euer Team etwas, antwortet die KI direkt. Die KI stützt sich auf das, was bei euch zu Abläufen und fachlichen Regeln aufgeschrieben ist. Beim Schreiben von Texten nutzt sie dieselben Quellen.

Antworten mit Quelle

Die Anwendung stellt der KI passende Notizen und Dokumentstellen zur Verfügung. Zu den Antworten soll sie die verwendeten Quellen nennen. Mit euren Fragen prüfen wir, ob die Aussagen durch diese Quellen belegt sind.

Was Kollegen wissen

Noch nicht dokumentiertes Wissen erfassen wir im Gespräch mit den zuständigen Mitarbeitenden. Die KI erstellt daraus Notizen, die diese anschließend fachlich prüfen.

Entwürfe für Mails und Angebote

Vorlagen, Schreibregeln und frühere Entscheidungen gehören ebenfalls in den Wissensspeicher. Wir stellen die KI so ein, dass Mails und Angebote nach diesen Vorgaben entstehen. Welche Schritte sie ohne Rückfrage erledigt und wo jemand freigeben muss, bestimmt ihr.

Notizen, Anleitungen und Vorlagen liegen in wisqo, dem Wissensspeicher, an einem gemeinsamen Ort. Euer Team befragt und pflegt die Inhalte mit KI. Einrichtung und Einweisung übernehmen wir, den Speicher füllen wir gemeinsam mit euch.

Mehr über wisqo

Dokumente anbinden

Vorhandene Dokumente durchsuchen

Eine KI-Anwendung kann Fragen direkt aus den Dokumenten beantworten, die ihr schon habt. Auch solche Anwendungen richten wir ein.

Zuerst durchsucht ein Programm die Unterlagen, die ihr freigegeben habt. Die Treffer bekommt die KI und formuliert daraus ihre Antwort. Die Abkürzung RAG kommt vom englischen Retrieval-Augmented Generation, also Textgenerierung mit vorgeschalteter Suche.

Handbücher oder technische Dokumentationen müsst ihr dafür nicht erst in Notizen abschreiben. Ein gepflegter Wissensspeicher und RAG funktionieren auch zusammen. Bei der Einrichtung bestimmen wir, welche Unterlagen dazugehören und auf welchem Weg Änderungen in die Suche kommen.

Ein Beispiel

Eine neue Kollegin
fragt den Wissensspeicher

In ihrer ersten Woche im Vertrieb hat eine neue Mitarbeiterin 4 Fragen. Die Antworten stammen aus 4 verschiedenen Quellen.

  1. Aus einer Anleitung

    Wie läuft die Freigabe einer Reklamation?

    Sie bekommt den Ablauf aus der Arbeitsanweisung in kurzer Form. Die vollständige Anweisung kann sie als Notiz daneben öffnen.

  2. Aus einem Gespräch

    Weshalb bekommt dieser Kunde Sonderregeln bei der Lieferung?

    Den Grund hat der Vertriebsleiter irgendwann mündlich erläutert. In der Notiz stehen sein Name und das Datum.

  3. Aus einem Vertrag

    Welche Kündigungsfrist hat der Wartungsvertrag?

    Im Beispiel ist der Wartungsvertrag angebunden. Die KI nennt die gefundene Kündigungsregel und die betreffende Textstelle. Die Mitarbeiterin prüft die Angabe am Vertrag.

  4. Nach euren Regeln

    Was schreibe ich dem Kunden zurück?

    Den Entwurf formuliert die KI mit eurer Vorlage und in eurem Ton. Erst nach der Prüfung durch die Mitarbeiterin geht die Antwort an den Kunden.

Ablauf der Einrichtung

Erste Antworten aus euren Unterlagen

Den Anfang machen die Fragen, die im Team am häufigsten gestellt werden. Dazu brauchen wir die passenden Unterlagen und Kollegen, die sich mit den Antworten auskennen. Den Umfang und den Termin für die ersten Antworten legen wir im Angebot fest. Dort steht auch, wann weitere Dokumente angebunden werden.

  1. Umfang und Preis

    Welches Thema zuerst drankommt und wer bei euch mitarbeitet, klären wir im Erstgespräch. Für die Einrichtung bekommt ihr danach ein Angebot mit Preis und Zeitrahmen.

  2. Speicher einrichten

    Nach der Einrichtung übertragen wir die freigegebenen Unterlagen in den Wissensspeicher. Außerdem führen wir Gespräche mit Kollegen, deren Wissen noch nirgends aufgeschrieben ist. Für RAG bauen wir zusätzlich eine Suche über die vereinbarten Dokumentenbestände.

  3. Antworten testen

    Jetzt fragt euer Team selbst und legt die Antworten neben die Quellen. Fehlende oder widersprüchliche Stellen klären wir zusammen.

  4. Einweisen und übergeben

    Euer Team lernt, Notizen anzulegen, Änderungen zu prüfen und Fragen an die KI zu stellen. Zu jeder Änderung an einer Notiz sind Datum und Person gespeichert. Ältere Fassungen könnt ihr wiederherstellen. Wer Inhalte aktuell hält und wer sich um die Technik kümmert, steht vor der Übergabe fest. Nutzt ihr RAG, lernt das Team außerdem, neue oder geänderte Dokumente in die Suche aufzunehmen.

Ablage und Kosten

Speicherort, Verarbeitung und laufende Kosten

Speicherort und Verarbeitung stimmen wir mit euch ab. Eure bestehenden Systeme und die Zugriffsrechte im Team beziehen wir dabei ein.

Wo Daten liegen

Technisch ist der Wissensspeicher eine Sammlung von Textdateien. Sie liegen in Ordnern, die euch gehören, etwa auf dem eigenen Server oder in eurer heutigen Ablage. Ihr könnt sie auch ohne das KI-Werkzeug lesen. Die Inhalte, die RAG für die Suche aufbereitet, brauchen ebenfalls einen Speicherort. Den legen wir mit euch fest.

Das Sprachmodell läuft bei einem Cloudanbieter oder auf eigener Hardware bei euch. Welche Inhalte es verarbeiten darf und an welchem Ort, steht vor der Einrichtung fest. Nutzt ihr die Cloud, sehen wir uns Anbieter und Verarbeitungsorte gemeinsam mit euch an.

Kosten im Betrieb

Die laufenden Kosten richten sich nach der Software, der Menge an Dokumenten und danach, wie viel ihr die KI nutzt. Eigene Hardware oder der Betrieb in der Cloud kosten zusätzlich. Wie viel Aufwand technische Betreuung und das Aktualisieren der Inhalte machen, besprechen wir vor der Einrichtung.

Die 3 Leistungen

3 Leistungen im Vergleich

Diese Leistung beauftragt ihr direkt, ohne Beratung vorab. Ist noch offen, wo KI euch überhaupt hilft, klären wir das zuerst in der Beratung.

01

KI-Einstieg prüfen und planen

Offen ist noch, bei welchen Aufgaben KI euch helfen soll.

Ihr bekommt die Empfehlung schriftlich, mit geschätzten Kosten und einem Plan.

Zur Leistung

02 Diese Leistung

Unternehmenswissen mit KI erschließen

Um eine Antwort zu finden, blättert euer Team in Unterlagen oder fragt einzelne Kollegen.

Ihr bekommt einen Wissensspeicher, eine RAG-Anwendung oder beides verbunden. Wie man sie nutzt und pflegt, zeigen wir eurem Team.

03

Routineaufgaben mit KI automatisieren

Datenübertragungen zwischen Anwendungen und Berichte erledigt euer Team regelmäßig von Hand.

Wir richten den Ablauf ein und schließen die beteiligten Anwendungen an. Nach einem gemeinsamen Test legt ihr fest, an welcher Stelle jemand aus dem Team kontrolliert. Eine Anleitung gehört dazu.

Zur Leistung

Wissensspeicher im Unternehmen aufbauen

Einrichtung oder Workshop

An einem Workshoptag füllt euer Team den Wissensspeicher selbst mit ersten Inhalten. Fragen stellen und Inhalte pflegen gehört zu den Übungen.

Hier übernehmen wir den Aufbau samt Anbindung der abgesprochenen Dokumente. Die Antworten prüfen wir danach mit dem Team. Die zuständigen Mitarbeiter weisen wir ein.

Zum Workshop

Einrichtung anfragen

Schreib uns, zu welchem Thema bei euch die meisten Fragen aufkommen und wo die Unterlagen dazu liegen. Womit ihr beginnt, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch.

Erstgespräch vereinbaren Oder schreib an hallo@gewusst-ki.de