Was eine zentrale KI beantwortet und ein KI-Modul nicht

Ein Mitarbeiter braucht den Wartungsvertrag für eine Anlage und findet ihn im Dokumentenmanagement. Danach braucht er die Ersatzteile, die dafür hinterlegt sind, und die stehen in der Warenwirtschaft. Er sucht also in 2 Systemen und legt das Ergebnis selbst zusammen. Eine KI im Dokumentenmanagement nimmt ihm die erste Suche ab. Die zweite und das Zusammenlegen bleiben liegen, weil diese KI die Warenwirtschaft nicht kennt und auch mit dem besten Sprachmodell nie kennenlernen wird.

Die Antwort auf eine Reklamation liegt genauso verteilt, nämlich im Lieferschein aus dem Archiv, in der Bestellung aus der Warenwirtschaft und im Schriftwechsel, in dem der Vertrieb eine Abweichung zugestanden hat. Eine Kalkulation wird erst gut, wenn die letzten vergleichbaren Angebote danebenliegen und die Nachkalkulation aus dem abgeschlossenen Projekt gleich mit, also die Aufstellung, was das Projekt am Ende wirklich gekostet hat.

Die Anbieter von Fachsoftware verkaufen inzwischen fast alle ein eigenes KI-Modul, jedes einzeln lizenziert und auf sein System beschränkt. Eine zentrale KI wird stattdessen an mehrere Programme gleichzeitig angebunden. Sie kostet im Aufbau mehr Arbeit, und was danach günstiger wird, hängt daran, wie viele Anwendungsfälle auf derselben Anbindung aufsetzen.

Jeder weitere Anwendungsfall kostet fast nichts

Beim Modulkauf zahlt jeder neue Bereich seinen vollen Preis. Die KI im Dokumentenmanagement deckt Dokumente ab, für die Warenwirtschaft kommt ein weiteres Modul dazu, für die Zeiterfassung noch eines, jedes mit eigener Lizenz und einem eigenen Einführungsprojekt. Der Aufwand für den 10. Anwendungsfall ist genauso hoch wie am Anfang.

Die zentrale KI verlangt den Aufwand am Anfang. Die Systeme werden angebunden und die Berechtigungen geklärt, dazu kommt die Protokollierung jedes Abrufs, und darin liegt die eigentliche Arbeit. Ist sie erledigt, ist ein weiterer Anwendungsfall nur noch eine neue Anweisung an eine KI, die die Daten bereits erreicht. Dieselbe Anbindung an Warenwirtschaft und Archiv reicht für die Angebotsprüfung ebenso wie für die Reklamationsbearbeitung, ohne dass ein weiteres Produkt gekauft wird.

Wer ein KI-Modul kauft, kauft das Sprachmodell mit, das der Hersteller darunter gelegt hat, samt Standort der Verarbeitung. Wer selbst anbindet, entscheidet je Aufgabe, ob Claude von Anthropic den langen Vertrag liest oder Le Chat von Mistral aus Frankreich die Anfrage im europäischen Datenraum bearbeitet. Personalakten übernimmt ein Modell auf eigener Hardware. Ändert sich der Markt, wird das Modell getauscht und die Anbindung bleibt.

Das Wissen ohne Datenfeld

Keine Fachsoftware führt das Wissen, auf das es bei der Bewertung ankommt. Warum ein Kunde eine Sonderkondition hat, welche Prüfschritte vor einer Abnahme üblich sind, welcher Lieferant bei welchem Bauteil zuverlässig ist, woran ein Projekt vor 2 Jahren gescheitert ist. Das steckt in Köpfen, in alten Protokollen und in Mailverläufen, und keine Warenwirtschaft hat ein Feld dafür.

Dieses Wissen macht die Antworten einer KI brauchbar. Ein Modell, das die Stammdaten kennt, aber nicht die Regel dahinter, liefert richtige Zahlen und die falsche Empfehlung. Liegt das Firmenwissen dagegen in einem eigenen KI-Wissensspeicher auf der eigenen Ablage, verbindet die zentrale KI beides, die Fakten aus den Systemen und die Regeln aus der Firma.

Der Modulkauf legt außerdem fest, wo das Gelernte am Ende liegt. Eine KI im Dokumentenmanagement wird über Monate eingelernt, mit eigenen Schlagwortlisten und Beispielen für die Sonderfälle, die in der Firma vorkommen. Dieses Gelernte entsteht im Modul und bleibt dort. Wechselt das Unternehmen in 4 Jahren den Anbieter, wandern die Dokumente mit, die eingelernten Regeln nicht.

957 Anwendungen, 27 % davon verbunden

Ein Unternehmen betreibt im Schnitt 957 Anwendungen, und nur 27 % davon sind miteinander verbunden. Die Zahl stammt aus dem Connectivity Benchmark Report 2026, für den das Marktforschungsunternehmen Vanson Bourne im Auftrag von Salesforce und MuleSoft 1.050 IT-Verantwortliche befragt hat, im Oktober und November 2025.

Im Schnitt laufen 12 KI-Agenten je Unternehmen, die Hälfte davon isoliert. Ein Agent ist dabei ein Programm, das eine Aufgabe selbständig über mehrere Schritte erledigt und dafür Daten aus den angeschlossenen Systemen holt. 96 % der Befragten geben an, der Erfolg dieser Agenten hänge an der Datenanbindung, 86 % befürchten ohne sie mehr Aufwand als Nutzen.

Der Bericht kommt von einem Anbieter, der Integrationssoftware verkauft, und misst exakt das Problem, für das er die Lösung im Programm hat. Wir halten ihn trotzdem für belastbar, weil eine zweite Befragung in dieselbe Richtung zeigt. Zapier hat im Oktober 2025 über 500 Führungskräfte befragt, allerdings ausschließlich in US-Unternehmen ab 1.000 Beschäftigten. Dort kommen 70 % über eine einfache Grundverbindung ihrer KI-Werkzeuge nicht hinaus, 76 % berichten von mindestens einem negativen Ergebnis durch unverbundene KI, 22 % übertragen Daten von Hand zwischen KI-Systemen. Auch Zapier verkauft Verbindungssoftware, das gehört dazugesagt.

Für Deutschland hat der Bitkom die Kostenseite erhoben. 41 % der Unternehmen ab 20 Beschäftigten nutzen KI, ein Jahr zuvor waren es 17 %. Ein Drittel von ihnen stellt fest, dass KI zu deutlich höheren Kosten geführt hat als erwartet. Befragt wurden Anfang 2026 604 Unternehmen, veröffentlicht hat der Verband die Zahlen am 11. März 2026. Gartner sagte im Juni 2025 voraus, dass über 40 % der Projekte mit solchen Agenten bis Ende 2027 abgebrochen werden. Die Gründe seien steigende Kosten, unklarer Geschäftswert und fehlende Risikokontrolle.

Die Anbieter öffnen ihre Systeme gerade selbst

Bis vor kurzem endete das Gespräch an dieser Stelle mit dem Satz, die Fachsoftware könne das eben nicht. 2026 stimmt der Satz seltener. Der Grund ist ein Anschlussstandard namens MCP, den die Hersteller reihum einbauen.

SAP hat auf seiner Hausmesse Sapphire im Mai 2026 den ABAP MCP Server allgemein verfügbar gemacht, ausdrücklich offen für fremde Assistenten wie GitHub Copilot, Amazon Q und Claude Code. Dieser Server öffnet allerdings die Entwicklungsumgebung, nicht den Belegbestand. Für Geschäftsdaten verweist SAP auf Joule Studio, das eigene Agenten über MCP an SAP-Systeme und an Fremdsysteme hängt.

Microsoft löst zum 1. Oktober 2026 seinen bisherigen MCP-Server für Dynamics 365 durch einen neuen ab. Bei DATEV kommt der Anschluss nicht vom Hersteller selbst, sondern von Klardaten, dessen DATEVconnect-Gateway einen MCP-Server anbietet, der nur lesen darf. Das Mittelstandssystem Xentral hat einen eigenen MCP-Server, der im Juni 2026 noch im Testbetrieb lief.

Der Käufer kann den Anschluss damit verlangen, statt ihn als technisch unmöglich hinzunehmen. Verhandelt wird dann über die Bedingungen.

25.000 Euro im Jahr für ein System

Aus einem laufenden Beratungsprojekt liegt uns ein Angebot vor. Ein Unternehmen mit über 50 Beschäftigten nutzt ein Dokumentenmanagement, das beim Anbieter in der Cloud läuft. Der Anbieter bot von sich aus die KI-Funktionen dieses Systems an und rief dafür 25.000 Euro im Jahr auf, als Pauschale, unabhängig davon, wie viele Beschäftigte damit arbeiten. Die Geschäftsführung fragte zurück, ob eine eigene KI über eine Schnittstelle an dieselben Dokumente käme. Der Anbieter antwortete, das sei möglich und koste ebenfalls, ohne einen Betrag zu nennen. Seitdem liegen beide Angebote nebeneinander, und die Entscheidung ist offen.

Bei 50 Nutzern sind das rund 42 Euro je Nutzer und Monat für ein einziges System. Eine Assistenzlizenz für die tägliche Arbeit liegt darunter. Microsoft 365 Business Standard zusammen mit Copilot Business kostet nach Microsofts Preisliste 20,36 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, Basislizenz eingeschlossen. Diese Lizenz ersetzt die Anbindung an Dokumentenmanagement und Warenwirtschaft nicht, sie zeigt nur, in welcher Größenordnung eine Assistenzlizenz am Markt liegt.

Zur zweiten Zeile kommen die einmalige Anbindung der Systeme, die laufenden Kosten für das Sprachmodell und der Unterhalt hinzu. Diese Posten hängen von der vorhandenen Software ab und stehen in keiner Preisliste. Der erste fällt einmal an, die beiden anderen jedes Jahr. Ein Modell im eigenen Unternehmen tauscht die nutzungsabhängige Abrechnung gegen Anschaffung und Wartung. In unseren Projekten kommt bei Personalakten und Mandantenunterlagen ohnehin nur diese Variante durch die Prüfung des Datenschutzbeauftragten.

Über die Rechnung entscheidet deshalb die Zahl der Anwendungsfälle, die auf derselben Anbindung aufsetzen. Bleibt es bei einem einzigen, gewinnt das Modul. Die laufenden Posten der zentralen KI wachsen mit dem, was tatsächlich genutzt wird, während beim Modulpreis die Summe feststeht, unabhängig davon, wie viel jemand damit arbeitet.

8 Fragen an den Anbieter

Wir stellen diese Fragen schriftlich und bitten um schriftliche Antwort, weil mündliche Zusagen zur Schnittstelle später nicht im Vertrag stehen.

1. Gibt es eine dokumentierte Schnittstelle und einen MCP-Server, vom Hersteller selbst oder von einem Dritten?
2. Reicht der Zugriff die Berechtigungen des angemeldeten Mitarbeiters durch, oder arbeitet er über ein technisches Konto, das alles sehen darf? Ein solches Konto macht jede spätere Rechtevergabe wertlos.
3. Darf die angebundene KI nur lesen oder auch schreiben? Lesend ist der vernünftige Einstieg.
4. Erlaubt der Lizenzvertrag den Zugriff durch Fremdsysteme, oder hängt die Schnittstelle an einem Zusatzpaket?
5. Wird die Schnittstelle je Abruf, je Nutzer oder pauschal abgerechnet?
6. Wird jeder Zugriff protokolliert, und kommt man an dieses Protokoll heran?
7. Kommen die Daten vollständig heraus, samt Metadaten und Verknüpfungen, oder nur der reine Dateiinhalt?
8. Wie lange gilt eine Schnittstellenversion, und welche Frist sagt der Anbieter vor einer Abkündigung zu?

Läuft die Fachsoftware beim Anbieter in der Cloud, kommt eine 9. Frage dazu, nämlich wohin die Daten fließen, wenn eine externe KI sie abruft. Geht es um eine Personalakte, entscheidet die Antwort darauf, ob das Vorhaben überhaupt zulässig ist.

SAP setzt auf den Assistenten im eigenen System

Der Markt bewegt sich gerade in die andere Richtung. Gartner sagte im August 2025 voraus, dass Ende 2026 rund 40 % der Unternehmensanwendungen aufgabenspezifische KI-Agenten eingebaut haben, nach unter 5 % im Jahr 2025. SAP begründet Joule damit, der Assistent hänge an lebenden Geschäftsdaten und kenne Belegfluss und Berechtigungen von innen. Eine zentrale KI muss sich beides über Schnittstellen erst zusammenholen, und je nach Qualität der Schnittstelle bekommt sie dabei weniger zu sehen als das eingebaute Modul.

Eine KI mit Zugriff auf Dokumentenmanagement, Warenwirtschaft und Postfächer ist außerdem ein lohnenderes Ziel als 5 getrennte Module. Sie sieht dabei nur, was der angemeldete Mitarbeiter im Rahmen seiner Zugriffsrechte ohnehin sehen darf, und das gilt für ein Postfach genauso wie für eine Akte. Die Sicherheitsgemeinschaft OWASP führt für MCP eigene Angriffsklassen auf, darunter versteckte Anweisungen in Werkzeugbeschreibungen und den Fall, dass ein Server im Auftrag eines Nutzers mit mehr Rechten handelt, als dieser selbst hat.

Beim Betriebsrat hat die zentrale KI dagegen den leichteren Stand. Statt 5 Modulen mit je eigener Datenverarbeitung steht dann ein Zugang zur Prüfung an, und die Vereinbarung dazu muss nur einmal geschrieben werden.

Der Einstieg mit einem System

Für den Anfang genügt ein System, nur lesend angebunden, dazu der eigene Wissensspeicher für den Bereich, aus dem die Rückfragen kommen. An echten Fragen entscheidet sich dann, ob die Antworten taugen und wo die Berechtigungen klemmen. Die zweite Anbindung kostet danach nur noch die Schnittstelle selbst, und sie verbessert die Anwendungsfälle mit, die bereits laufen.

Das Unternehmen aus dem Beispiel verhandelt noch. Seine Frage an den Anbieter lautet inzwischen, was der Zugang zu den eigenen Dokumenten kostet und wie lange er zugesichert wird.

Der Hebel greift dabei nur so weit, wie die angebundenen Quellen gepflegt sind. Eine KI, die 3 Systeme erreicht, in denen dieselbe Anlage unter 3 verschiedenen Nummern geführt wird, liefert 3 Antworten. Hier scheitert die beste KI an der eigenen Ablage, und daran ändert keine Anbindung etwas. Wer die Nummern vorher zusammenführt, hat für das Vorhaben mehr getan als mit jeder Lizenz.