Notion – KI-Tool Test & Bewertung

Viele Teams arbeiten gleichzeitig mit einer Notiz-App, einem Projektmanagement-Tool, einem Wiki und manchmal noch einem CRM. Notion versucht, all das in einer einzigen Oberfläche zu vereinen. Ob das für dich ein Vorteil ist, hängt davon ab, wie flexibel du arbeiten willst und ob US-Cloud-Hosting für deine Daten akzeptabel ist.

Wichtigste Funktionen

• Modularer Seitenaufbau: Jede Seite besteht aus Blöcken, die du frei kombinierst: Text, Tabellen, Datenbanken, Einbettungen, Toggle-Listen. Das Baukastenprinzip macht Notion anpassbar an sehr unterschiedliche Arbeitsweisen.
• Relationale Datenbanken: Notions Datenbanken lassen sich miteinander verknüpfen. Du kannst zum Beispiel Projekte mit Aufgaben und Teammitgliedern verbinden und dieselben Daten in verschiedenen Ansichten (Tabelle, Board, Kalender, Timeline) betrachten.
• Notion AI: Der KI-Assistent ist ein optionales Add-on und arbeitet direkt im Editor. Markierter Text lässt sich zusammenfassen, umformulieren oder übersetzen. Notion AI kann außerdem Fragen zu deinen Dokumenten beantworten und Texte generieren.
• Template-Bibliothek: Tausende vorgefertigte Vorlagen für CRM, Projektmanagement, Meeting-Notizen und Wissensdatenbanken. Eigene Templates lassen sich erstellen und im Team teilen.
• API und Automatisierungen: Über die offene API lassen sich Verbindungen zu Automatisierungstools wie n8n, Make oder Zapier herstellen, zum Beispiel um neue Datenbankeinträge aus Formularen oder E-Mails zu erstellen.

Preise und Tarife

Der Free-Plan ist für Einzelnutzer kostenlos und deckt viele Grundfunktionen ab, begrenzt aber die Anzahl der Blöcke für Gäste. Der Plus-Plan kostet $10 pro Nutzer und Monat (jährlich) bzw. $12 monatlich und bietet unbegrenzte Datei-Uploads sowie eine erweiterte Seitenhistorie von 30 Tagen. Der Business-Plan kostet $20 pro Nutzer und Monat (jährlich) bzw. $24 monatlich und enthält unter anderem erweiterte Kollaborationsfunktionen und 90 Tage Versionsverlauf. Für größere Organisationen gibt es einen Enterprise-Plan mit individuellem Preis.

Notion AI ist in keinem Plan automatisch enthalten, sondern ein separates Add-on für $10 pro Nutzer und Monat (bzw. $96 im Jahr). Alle Pläne erhalten nur eine begrenzte Testphase mit KI-Anfragen.

Für wen ist Notion geeignet?

• Teams und kleine Unternehmen: Wer gleichzeitig eine Notiz-App, ein Wiki und ein Projektmanagement-Tool sucht, bekommt mit Notion eine zentrale Plattform. Die Lernkurve ist überschaubar, wenn man das Baukastenprinzip einmal verstanden hat.
• Freelancer und Selbstständige: Der kostenlose Plan reicht für den Einstieg. Wer Kundenprojekte, Wissensdatenbanken und Aufgaben an einem Ort verwalten will, findet in Notion eine flexible Lösung.
• Content-Ersteller und Redaktionen: Die Kombination aus Datenbanken und Schreibumgebung macht Notion zu einem praktischen Redaktionsplanungs-Tool. Mit Notion AI lassen sich Entwürfe direkt im Editor überarbeiten.

DSGVO und Datenschutz

Notion ist ein US-amerikanisches Unternehmen. Alle Daten werden auf Servern in den USA (AWS-Infrastruktur) gespeichert. Notion bietet ein Data Processing Addendum (DPA) an und verweist auf das EU-US Data Privacy Framework, aber ein EU-only-Hosting oder Self-Hosting ist nicht möglich. Für Unternehmen mit sensiblen personenbezogenen Daten oder strengen Datenschutzanforderungen ist das ein relevantes Ausschlusskriterium. Wer volle Datenkontrolle braucht, schaut sich besser Obsidian an.

Alternativen zu Notion

• Obsidian: Wenn dir Datenkontrolle wichtig ist, ist Obsidian die erste Wahl. Alle Daten liegen lokal als Markdown-Dateien auf deiner Festplatte. KI-Funktionen sind über Community-Plugins verfügbar.
• AFFiNE: Open-Source-Alternative, die den Workspace-Ansatz von Notion mit lokaler Datenhaltung kombiniert. Noch weniger ausgereift, aber ein vielversprechender Ansatz für datenschutzbewusste Nutzer.