KI-Automatisierung mit senqo

E-Mails weiterleiten, Daten übertragen, Berichte zusammenstellen: Immer die gleichen Handgriffe

In jedem Unternehmen gibt es Aufgaben, die sich täglich wiederholen. Einzeln dauern sie nur Minuten. In Summe verliert dein Team damit leicht 10 bis 15 Stunden pro Woche. senqo Automatisierung geht einen Schritt weiter als klassische Wenn-Dann-Regeln: Die KI versteht Inhalte, trifft Entscheidungen und verarbeitet auch unstrukturierte Daten wie E-Mails, PDFs oder Freitexte.

Klassische Automatisierung vs. KI-Automatisierung

Klassische Automatisierung folgt festen Regeln: “Wenn E-Mail von Absender X, dann weiterleiten an Y.” Das funktioniert bei strukturierten, vorhersehbaren Abläufen.

KI-Automatisierung kann mehr: Sie liest eine E-Mail, versteht den Inhalt, entscheidet ob es eine Beschwerde, eine Anfrage oder eine Bestellung ist, und leitet sie an die richtige Stelle weiter. Sie extrahiert Daten aus einer Rechnung im PDF-Format, egal wie das Layout aussieht.

Faustregel: Wenn du die Regel in einem Satz beschreiben kannst, reicht klassische Automatisierung. Wenn ein Mensch den Inhalt lesen und verstehen muss, um die richtige Entscheidung zu treffen, ist KI-Automatisierung der richtige Ansatz.

Wie es in der Praxis aussieht

Vorher: Ein Produktionsbetrieb bekommt täglich Bestellungen per E-Mail. Ein Mitarbeiter liest jede Mail, überträgt die Positionen ins ERP-System, prüft die Verfügbarkeit und schreibt eine Bestätigung.

Nachher: Ein senqo Workflow liest die E-Mail, extrahiert Artikelnummern und Mengen, prüft den Lagerbestand im ERP und erstellt einen Bestätigungsentwurf. Der Mitarbeiter prüft nur noch kurz und gibt frei.

Spezialisierte KI-Assistenten

Neben automatisierten Workflows bietet senqo auch spezialisierte Assistenten für wiederkehrende Aufgaben:

• Angebotserstellung: Aus einer kurzen Beschreibung ein vollständiges Angebot im Firmenformat generieren
• Rechnungsabgleich: Eingangsrechnungen automatisch mit Bestellungen vergleichen und Abweichungen melden
• Texterstellung: E-Mails, Berichte und Dokumentationen im Firmentonfall erstellen
• Datenanalyse: Kennzahlen aus verschiedenen Quellen zusammenführen und auswerten

Was senqo automatisiert

• E-Mail-Verarbeitung: Eingehende Mails analysieren, kategorisieren und an die richtige Stelle weiterleiten
• Dokumentenverarbeitung: Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge automatisch auslesen und in dein System übertragen
• System-Integration: Daten zwischen CRM, ERP, Buchhaltung und anderen Tools synchronisieren
• Reporting: Automatisierte Berichte und Zusammenfassungen aus verschiedenen Datenquellen
• Kundenkommunikation: Bestätigungen, Statusupdates oder Standardantworten automatisch erstellen

Wo Automatisierung an Grenzen stößt

Nicht jeder Prozess eignet sich für Automatisierung. Aufgaben, die viel Kontext, Verhandlungsgeschick oder individuelle Einschätzung erfordern, bleiben besser beim Menschen. Wir helfen dir, die richtige Grenze zu finden: Wo spart Automatisierung echte Zeit, und wo erzeugt sie nur neuen Pflegeaufwand?